Unterthemen

  • Interne Prozesse vereinheitlichen
  • Vorgänge standardisieren
  • Finden von Informationen im laufenden Mandat
  • Schnelle updates an Mandanten schicken
  • Besseres reporting
  • Einheitliche Vorlagen erarbeiten
  • Mandatsarbeit besser strukturieren
  • Den Einstieg in ein Mandat standardisieren
  • Pitchprozesse auf die Bedürfnisse der Mandanten und Partner der Kanzlei abstimmen

Painpoints

  • Es fehlt an einer einheitlichen Struktur und klaren Absprachen zu Prozessen
  • Es sind häufig zu viele Personen involviert und sehr viele unterschiedliche Schnittstellen müssen bedient werden
  • Es fehlt an Dokumentationen, auf die standardisiert zurückgegriffen wird
  • Jeder Prozess läuft jedes Mal neu ohne Planung
  • Häufige Email-Abstimmungen führen dazu, dass übergeordnetes Wissen nicht zentral gesammelt wird – sondern in den Email Postfächern der Einzelnen untergeht.
  • In Partnerkanzleien: Jeder Partner hat seinen eigenen Stil, es fehlen kanzleiweite Standards in der Mandatsbearbeitung
  • Viele Anwälte denken, die eigenen Abläufe seien nicht optimierbar bzw. automatisierbar, weil jeder Fall individuell sei.
  • Es fehlt das Wissen, wie Prozesse strukturiert werden können und worin der Vorteil von Standardprozessen liegt.
  • Der Bedarf der Mandanten wird häufig nicht analysiert – die Prozesse auf Mandantenseite nicht verstanden oder beachtet.
  • Prozessoptimierung findet manchmal nur im Silo Kanzlei statt, nicht aber abgestimmt auf die internen Prozessabläufe des Mandanten
  • Der Bereich Business Development wird nicht ausreichend und zeitig mit den nötigen Informationen versorgt, damit der Pitchprozess reibungslos und optimal verlaufen kann
  • Einige Informationen zum Mandat werden teilweise bewusst nicht geteilt – aus Angst vor Übernahme durch Kollegen
  • Nicht alle sehen in der Digitalisierung einen Vorteil, das macht es schwer, standardisierte, bereichsübergreifende Prozesse zu etablieren.
  • Es gibt zu viele Email Abstimmungen und keine Plattform.

Erste Ideen

  • Intro Legal Design als Konzept: Einzelvorgänge gründlich analysieren, alle Stakeholder mit einbeziehen
  • Mandatsjourney visualisieren, mit Mandanten Interviews führen
  • Kanzleiübergreifenden Checklisten zu einzelnen Prozessen entwickeln
  • Einfach visualisierte Anleitungen zu Prozessen (Icons)
  • Grundlegende Schulung im Bereich Prozessoptimierung für alle
  • Schulungsvideos zu Prozessgestaltung und -modellierung
  • Regelmäßiger Austausch zwischen BD und Partnern in Form von Jour fixes, die unter dem Motto Prozessoptimierung und Vernetzung stehen
  • Chatbot für konkrete Abläufe entwickeln und so häufige Fragen filtern
  • Plattform für Mandanten mit Überblick über alle Stationen des Mandats – von Beginn bis zum Ende der Mandats Journey